情シス
病院の「ひとり情シス」問題とは？属人化のリスクと解決策を解説
【監修】小松 大介
はじめに
病院では、電子カルテや医事会計システム、部門システム、ネットワーク、院内端末、セキュリティ対策など、多くのIT・システムが日常業務を支えています。
一方で、専任の情報システム部門を十分に置けず、限られた担当者が院内のIT対応を一手に担っている医療機関も少なくありません。いわゆる「ひとり情シス」の状態です。
ひとり情シスは、日々のトラブル対応には何とか対応できていても、業務が属人化しやすく、担当者の退職・異動、システム障害、セキュリティインシデント発生時に大きなリスクとなる可能性があります。
本記事では、病院におけるひとり情シスの課題や属人化のリスク、医療機関が取り組むべき対策について解説します。
ひとり情シスとは
ひとり情シスとは、情報システム業務を少人数・1人で担っている状態
ひとり情シスとは、情報システムに関する業務を1人または少人数の担当者が担っている状態を指します。
専任の情報システム担当者が1人しかいない場合だけでなく、総務・医事課・経営企画などの職員が、本来業務と兼務しながらIT対応を行っている場合も含まれます。
病院では、電子カルテや医事会計システム、部門システム、院内ネットワーク、PC・プリンターなど、管理対象が多岐にわたるため、特定の担当者に業務が集中しやすい傾向があります。
病院では「情報システム部門がない」「担当者が兼務している」ケースも多い
病院では、専任の情報システム部門を設けず、事務部門の職員がIT関連の問い合わせやベンダー対応を担っているケースもあります。
また、システムごとに関係するベンダーが異なるため、院内側で全体を把握する役割が必要になります。しかし、その役割が明確でない場合、結果として「院内でITに詳しい人」に相談や調整が集まりやすくなります。
このような状態が続くと、情報システム業務の内容や対応手順が見えにくくなり、属人化につながります。
病院でひとり情シスが起こりやすい背景
医療情報システムが複雑化している
病院では、電子カルテや医事会計システムに加え、検査、画像、薬剤、栄養、リハビリなど、部門ごとにさまざまなシステムが使われています。
さらに近年は、オンライン資格確認、電子処方箋、電子カルテ情報共有サービスなど、医療DXに関連する対応も増えています。
院内で管理すべきシステムや連携先が増える一方で、それらを横断的に把握する体制が十分でない場合、特定の担当者に確認や調整が集中しやすくなります。
一方で、IT人材を十分に確保しにくい
病院では、医師や看護師、コメディカルなどの医療職の確保が優先されやすく、情報システム部門の人員を十分に配置できないケースがあります。
また、IT人材の採用は一般企業との競争にもなりやすく、病院単独で専門人材を確保することが難しい場合もあります。
加えて、情シス業務はトラブルが起きたときには必要性が強く意識される一方、平時には役割や業務量が見えにくい傾向があります。
そのため、専任担当者の配置や体制整備が後回しになり、院内で比較的ITに詳しい職員が、通常業務と並行してシステム対応を担う形になりやすいのです。
ベンダー任せでは院内全体の管理が難しい
電子カルテや医事会計システムなど、個別システムの保守はベンダーに依頼できます。
しかし、院内全体のシステム構成や契約状況、運用ルールまでをベンダーが一括して管理してくれるわけではありません。
そのため、病院側にも、各システムの状況を把握し、必要に応じてベンダー間を調整する役割が求められます。
病院のひとり情シスに起こりやすい課題とリスク
院内からの問い合わせ対応に追われ、本来取り組むべき管理業務が後回しに
ひとり情シスの状態では、PCやプリンター、ネットワーク、ID・パスワードなどに関する問い合わせが、特定の担当者に集中しやすくなります。
電子カルテや部門システムについても、「どこに聞けばよいか分からない」という理由で、まず院内の情シス担当者に相談が集まることがあります。
その結果、担当者は日々のトラブル対応に追われ、IT資産管理、アカウント管理、権限管理、バックアップ確認、セキュリティ対策といった、本来継続的に取り組むべき管理業務に時間が割けなくなります。
特に病院では、電子カルテや部門システム、院内端末など管理対象が多く、定期的な棚卸しや点検が必要です。
管理業務が後回しになると、端末やアカウントの管理状況、契約・保守期限、バックアップの確認状況などを把握しにくくなります。
システム・契約・機器の情報が属人化し、担当者の不在等で業務が止まる
院内システムの契約内容や保守期限、ベンダーの連絡先、ネットワーク構成などが、担当者の頭の中だけで管理されているケースもあります。
また、情報が一覧化されていないと、機器の更新時期や契約内容の見直しにも気づきにくくなります。
こうした状態では、担当者の不在時に業務が滞ることに加え、退職・異動があった場合に、後任者が業務を引き継げず、必要な対応ができなくなる可能性があります。
特に、障害発生時の連絡先や対応手順が整理されていないと、復旧までに時間がかかる原因になります。
障害発生時の復旧が遅れ、診療に影響が出る
ネットワーク障害や電子カルテ・部門システムの不具合が起きた際、原因の切り分けやベンダーへの連絡が遅れると、復旧までの時間が長くなります。
病院では、受付、診療、検査、会計、処方など多くの業務がシステムに依存しています。
そのため、障害対応の体制が整っていないと、院内業務全体に影響が広がり、場合によっては診療継続に支障が出る可能性があります。
特に電子カルテやネットワークが利用できない状況では、一部の診療や受付業務を一時的に止めざるを得ないケースも想定されます。
セキュリティ対応が後手に回り、情報漏えい等のリスクが高まる
ひとり情シスでは、日常的な問い合わせ対応が優先され、セキュリティ対策まで十分に手が回らないことがあります。
たとえば、退職者アカウントの削除、権限の見直し、パスワード管理、セキュリティパッチの適用、不審メールへの注意喚起などは、継続的な確認が必要です。
病院では、患者情報をはじめとする重要な医療情報を取り扱うため、アクセス管理やログ管理、バックアップ、セキュリティ教育などの対応が求められます。
厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」でも、医療情報システムの取扱いにおいて同ガイドラインを遵守するよう示されており、医療機関には組織的・人的・技術的な観点からの安全管理が求められます。
しかし、担当者任せの状態が続くと、日常業務に追われ、こうした安全管理に関する確認や見直しが後回しになることがあります。
結果として、情報漏えいやランサムウェア感染などのリスクに気づきにくくなる可能性があります。
見落としやすい課題：電話交換機・PBXの保守切れ
ひとり情シスの状態では、電子カルテやPCなど目に見えやすいシステム対応が優先され、電話交換機・PBXなどの院内インフラの更新管理が後回しになることがあります。
電話設備は普段大きな問題がなければ意識されにくい一方で、外線・内線・ナースステーションとの連絡など、院内業務を支える重要な設備です。
保守切れや耐用年数超過に気づかないまま運用を続けると、故障時に修理や代替対応が難しくなる可能性があります。
病院がひとり情シス問題を解決するためのポイント
まずは院内システム・IT資産を棚卸しする
ひとり情シス問題を解決するには、まず院内にどのようなシステムや機器があるのかを把握することが重要です。
電子カルテ、医事会計システム、部門システム、ネットワーク機器、PC、プリンター、電話設備など、管理対象を一覧化します。
あわせて、利用部門、ベンダー名、契約内容、保守期限、管理者、障害時の連絡先なども整理しておくと、更新やトラブル対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。
情シス業務を「見える化」する
次に、情シス担当者が日常的にどのような業務を担っているのかを見える化します。
問い合わせ対応、障害対応、アカウント管理、ベンダー調整、契約管理、セキュリティ対応などを書き出すことで、業務量や対応範囲を把握しやすくなります。
業務を見える化することで、担当者個人に依存している業務や、院内で役割分担を見直すべき業務も整理しやすくなります。
対応手順・連絡先をマニュアル化する
よくある問い合わせや障害発生時の初動対応は、担当者だけでなく他の職員も確認できる形にしておくことが重要です。
たとえば、ベンダー連絡先、アカウント発行・削除の手順、端末トラブル時の確認事項、バックアップ確認の方法などを整理します。
すべてを詳細なマニュアルにする必要はありませんが、最低限「誰が、何を、どこに確認するか」が分かる状態にしておくことが大切です。
院内の責任体制を整理する
ひとり情シス問題は、担当者本人の努力だけで解決できるものではありません。
経営層、事務部門、現場部門、外部ベンダーの役割を整理し、どの範囲を院内で対応し、どの範囲を外部に任せるのかを明確にする必要があります。
特にセキュリティ対策や障害時対応は、診療継続にも関わるため、病院全体の管理体制として考えることが重要です。
外部委託・情シス代行を活用する
院内だけですべての情シス業務を担うことが難しい場合は、外部委託や情シス代行サービスの活用も選択肢になります。
日常的な問い合わせ対応、IT資産管理、ベンダー調整、セキュリティチェックなどを外部支援で補うことで、院内担当者だけに業務が集中する状態を緩和しやすくなります。
情シス代行サービスの具体的なメリットについては、次章で詳しく解説します。
情シス代行サービスを活用するメリット
担当者への業務集中を減らせる
情シス代行サービスを活用することで、院内の特定の担当者に問い合わせやトラブル対応が集中する状態を緩和しやすくなります。
たとえば、PC・プリンターの不具合、アカウント関連の相談、ベンダーへの確認などを外部に相談できる体制があれば、担当者の負担を減らしやすくなります。
担当者が休職・退職・異動した場合のリスクを下げるうえでも、院内だけに依存しない体制づくりは重要です。
システムや契約情報を継続的に管理しやすくなる
情シス代行サービスでは、院内システムやIT資産の情報を整理し、継続的に管理できる体制づくりを支援します。
システム一覧、ベンダー連絡先、契約内容、保守期限、更新時期などを整理しておくことで、対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。
担当者の記憶や経験に頼るのではなく、情報を共有できる状態にしておくことが、属人化の解消につながります。
セキュリティ対策を進めやすくなる
外部支援を活用することで、アカウント管理、権限管理、退職者対応、バックアップ確認、セキュリティ教育などを定期的に見直しやすくなります。
セキュリティ対策は、トラブルが起きてからではなく、平時から継続的に確認しておくことが重要です。
院内担当者だけでは手が回りにくい部分を外部と分担することで、対応が後回しになるリスクを減らしやすくなります。
医療機関に合わせた運用改善につなげやすい
情シス代行サービスを活用することで、日々のトラブル対応だけでなく、院内のシステム運用を見直すきっかけにもなります。
たとえば、問い合わせが多い業務の整理、アカウント発行・削除ルールの見直し、ベンダー対応の窓口整理など、現場で負担になっている運用を改善しやすくなります。
電子カルテや部門システム、現場の業務フローを踏まえて支援を受けることで、医療機関に合った形でシステム管理の体制を整えやすくなる点もメリットです。
まとめ
病院におけるひとり情シスは、単に「IT担当者が少ない」という問題ではありません。電子カルテや部門システム、ネットワーク、院内端末、電話設備、セキュリティ対策などが属人化すると、担当者の退職・異動やシステム障害の際に、診療継続へ影響が及ぶ可能性があります。
まずは、院内システムやIT資産を棚卸しし、業務内容・契約情報・障害時の連絡先を見える化することが重要です。そのうえで、院内だけで対応しきれない業務については、情シス代行や外部支援の活用も検討するとよいでしょう。
シーズ・ワンでは、病院向けのDX・業務改善支援の一環として、院内IT環境の整理、システム運用の見える化、ベンダー調整、情シス業務の外部支援などを行っています。ひとり情シスや情報システム業務の属人化に課題を感じている医療機関は、ぜひお気軽にご相談ください。
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監修
小松 大介
神奈川県出身。東京大学教養学部卒業／総合文化研究科広域科学専攻修了。 人工知能やカオスの分野を手がける。マッキンゼー・アンド・カンパニーのコンサルタントとしてデータベース・マーケティングとビジネス・プロセス・リデザインを専門とした後、（株）メディヴァを創業。取締役就任。 コンサルティング事業部長。（株）シーズ・ワン 常務執行役員。200箇所以上のクリニック新規開業・経営支援、300箇以上の病院コンサルティング、50箇所以上の介護施設のコンサルティング経験を生かし、コンサルティング部門のリーダーをつとめる。近年は、病院の経営再生をテーマに、医療機関（大規模病院から中小規模病院、急性期・回復期・療養・精神各種）の再生実務にも取り組んでいる。主な著書に、「診療所経営の教科書」「病院経営の教科書」「医業承継の教科書」（医事新報社）、「医業経営を“最適化“させる38メソッド」（医学通信社）他
